Estamos na reta final de mais um ano. Em 2024, passamos por uma leve queda da inflação e sinais otimistas de recuperação da economia, com o FMI (Fundo Monetário Internacional) aumentando as previsões de crescimento para o Brasil. Mesmo que ainda longe de um cenário considerado ideal, muitas empresas tiveram um bom ano, ainda mais se levarmos em conta a ainda recente e impactante pandemia da Covid 19.

Considerando esse contexto, encerramos o ano com ânimos para um 2025 melhor e com uma necessidade cada vez mais latente nas empresas: o planejamento estratégico! Se as previsões se concretizarem, planejar agora pode ajudar sua empresa a otimizar o crescimento e ter melhores resultados no ano que se aproxima. Do contrário, se a previsão der errado, um bom planejamento pode conter danos, evitar problemas e até encontrar formas de crescer mesmo em meio a um cenário conturbado.

Portanto, em ambos os cenários, é preciso posicionar-se melhor, alocar corretamente os recursos, reter talentos e compreender nossos clientes e partes interessadas. E para isso, é preciso analisar criticamente nosso SGQ e a empresa como um todo, coletando, analisando e avaliando tudo que acontece em nossas organizações.

Provavelmente, você já está com tudo em dia por aí, porém gostaríamos de falar um pouco sobre a importância de realizar uma Reunião de Análise Crítica Anual. Nem todas as empresas executam essa boa prática e podem acabar pagando caro por isso. Vamos entender isso um pouco melhor.

 

Reunião de Análise Crítica Anual: o que é e importância

A Reunião de Análise Crítica Anual não é muito diferente das que já executamos periodicamente, porém aqui visamos analisar os resultados de forma mais macro, compreendendo os números anuais e a forma como eles se comportaram.

Ela é, com certeza, um dos momentos mais estratégicos do ano, pois é o momento de revisar e alinhar resultados, apontar melhorias e definir os caminhos a serem seguidos no próximo ciclo. Realizar um bom planejamento estratégico sem fazer uma boa análise anual é impossível ou, no mínimo, extremamente falho.

Esse momento é uma oportunidade única para demonstrar, com dados sólidos, resultados e métricas importantes para a empresa. Bem como, é aqui que vamos entender o impacto do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ao longo do ano. Na Análise Crítica Anual, também começaremos a alinhar expectativas e definir metas para o ano que se segue. É aqui que traçamos os próximos passos estratégicos do nosso querido SGQ!

 

O que discutir na Reunião de Análise Crítica Anual?

Cada empresa possui um contexto e, dessa forma, problemas e conquistas específicas. Então, antes de mais nada, você precisa fazer uma boa análise do seu contexto, dos seus processos, e então decidir quais são as principais métricas a serem discutidas.

Entretanto, alguns indicadores podem ser universais e serão sempre uma boa discussão, vejamos alguns exemplos:

 

Métricas relacionadas a não conformidades: compreender métricas relativas às NCs pode ser extremamente útil. Se, por exemplo, o número de ocorrências tem aumentado, isso pode significar que o SGQ não tem sido tão eficaz ou que a empresa está passando por mudanças muito rápido. Da mesma forma, se houver muita reincidência, mas poucas NCs novas, isso pode demonstrar um SGQ um pouco mais maduro, mas um processo de tratativa deficiente. Em ambos os casos, poderemos compreender e atuar de forma mais assertiva, garantindo um foco mais claro para 2025; 

Resultados das auditorias internas e externas: os resultados das auditorias são essenciais não só para manter certificações, mas para assegurar mais melhorias para a empresa. A depender do que foi apontado, podemos investir em novas técnicas, resolver problemas ou melhorar ainda mais os processos. Assim, uma boa análise dos resultados anuais não só vai mostrar a evolução do sistema, como também pode fornecer informações cruciais para planejar o ano seguinte;

Incidência de riscos (mapeados ou não mapeados): analisar a incidência e o impacto dos riscos que se materializaram vai fornecer um ótimo panorama da sua gestão de riscos! Se muitos riscos incidiram, é possível que as estratégias de mitigação sejam falhas ou até mesmo que o mapeamento tenha sido deficitário. Da mesma forma, analisar as oportunidades pode definir grandes investimentos em 2025 ou até mesmo a criação de novos produtos ou serviços;

Feedbacks e reclamações de clientes: essa é sem dúvidas a mais universal das análises. Mesmo que internamente acreditemos que tivemos bons resultados, isso pode ser pouco sustentável se nossos clientes não entenderem da mesma forma. Assim, a evolução (ou oscilação) da satisfação do cliente é o principal fator a focarmos. Quanto mais alta ela for, mais certeza temos de que estamos no caminho certo e podemos continuar a jornada. Quanto menor for, maior é a evidência de que precisamos de mudanças, correções e melhorias! E isso, certamente, vai definir todo o ano seguinte.

 

Falando sobre previsão orçamentária

Como vimos, uma boa Reunião de Análise Crítica Anual vai trazer à tona diversas necessidades de ações, investimentos e derivados. Muito provavelmente, as saídas principais aqui serão os projetos que mais à frente terão de ser destrinchados e, então, avaliados quanto a questões como prazo, metodologias e custos.

Porém, neste momento, vale a pena apresentar questões orçamentárias e gastos já realizados. Detalhe os investimentos em ferramentas, automação, recursos humanos e infraestrutura que foram usados para otimizar processos e aprimorar a qualidade e, ainda mais importante, quais resultados esses investimentos tiveram. Isso será fundamental para determinar o sucesso do SGQ no ano de 2025 e, assim, conseguir recursos para 2025!

 

Facilidades de ter um SGQ automatizado

Outro aspecto que você já deve estar prevendo é a dificuldade para coletar, organizar e analisar dados de um ano inteiro. Afinal, uma coisa é analisar e entender, por exemplo, o índice NPS do mês. Já analisar o ano todo, cruzando dados com outros indicadores e métricas, é outra completamente diferente. Assim, se você ainda utiliza planilhas para sua gestão, precisará de muito tempo e dedicação para coletar e organizar tudo.

Por outro lado, se você conta com o DOO, nosso software para gestão da qualidade automatizada, as coisas estão prontas para você! Ele possui dashboards com  coleta de dados em tempo real, facilitando o monitoramento contínuo de indicadores de desempenho e reduzindo erros. Além disso, nosso software permite análises cruzadas de dados, gerando relatórios que oferecem uma visão clara do desempenho ao longo do ano. São não conformidades, riscos, indicadores, tudo a um clique de distância.

Isso sem contar que o DOO ajuda a garantir conformidade com normas e facilita auditorias, minimizando riscos de não conformidades. Em resumo, um SGQ automatizado otimiza processos, melhora a eficiência e fortalece a cultura de melhoria contínua na sua organização. Então, se você ainda não é nosso cliente, entre em contato e vamos juntos revolucionar seu SGQ! 

Analisando o passado, planejando o futuro!

Para finalizar, vale reforçar: a Reunião de Análise Crítica Anual é muito mais do que uma apresentação de resultados aglomerados. Ela é a chance de influenciar os rumos da organização, garantindo que a qualidade seja uma peça central na tomada de decisões, nos processos e no futuro da empresa!

Ao transmitir esses dados e insights, você e a Alta Direção assumem um papel de liderança, orientando a empresa na jornada para um próximo ano ainda mais eficiente e bem-sucedido. Desta reunião sairão diversos insights, decisões importantes e novas estratégias para 2025 e os próximos anos. Novos treinamentos, novas normas a implementar, novas tecnologias a serem estudadas, e uma série de boas mudanças começam aqui. Portanto, comece agora mesmo a planejar sua Reunião de Análise Crítica Anual e saia na frente no ano que se aproxima!